Zeiterfassungspflicht: Was Arbeitgeber beachten müssen

Woher die Pflicht kommt

Den Anfang machte der Europäische Gerichtshof: Im Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) verlangte er von den Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zu einem „objektiven, verlässlichen und zugänglichen System“ der Arbeitszeiterfassung zu verpflichten. Deutschland hat das Arbeitszeitgesetz daraufhin zunächst nicht geändert.

Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13. September 2022 (1 ABR 22/21), dass die Pflicht bereits heute gilt – abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Arbeitgeber müssen demnach ein System einführen, mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst werden.

Schon vorher galt § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag musste aufgezeichnet werden. Das BAG hat die Pflicht auf die gesamte Arbeitszeit ausgedehnt.

Was heute gilt

• Alle Beschäftigten, unabhängig von der Betriebsgröße. Ausnahmen für Kleinbetriebe gibt es nach heutiger Rechtslage nicht.
• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, inklusive Überstunden. Pausen sollten erkennbar sein, damit die Ruhezeiten geprüft werden können.
• Keine bestimmte Form. Papier, Tabelle oder App sind zulässig, solange die Erfassung objektiv, verlässlich und zugänglich ist.
• Delegation ist erlaubt. Beschäftigte dürfen ihre Zeiten selbst eintragen. Der Arbeitgeber muss aber sicherstellen, dass es tatsächlich passiert.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Du musst die Zeit nicht kontrollieren, aber erfassen lassen.

Was die geplante Reform vorsieht

Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Nach den bisher bekannten Inhalten soll er die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vorschreiben, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße und Ausnahmen für Kleinstbetriebe. Diskutiert wird außerdem, die tägliche Höchstarbeitszeit durch eine wöchentliche Grenze zu ersetzen.

Stand 2. November 2026 ist der Entwurf nicht beschlossen. Details können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Plane deshalb mit einer Lösung, die elektronisch erfasst und Daten exportieren kann – dann bist du für beide Fälle vorbereitet.

Papier, Excel oder Software?

Für Teams ab etwa zehn Personen spart Software meist schon durch die automatische Übergabe an die Lohnabrechnung Zeit. Wie viel sie kostet, rechnest du mit unserem Kostenrechner für deine Teamgröße aus. Viele HR-Software-Lösungen bringen Zeiterfassung als Modul mit.

Betriebsrat und Datenschutz

Zeiterfassungssoftware ist geeignet, Verhalten und Leistung zu überwachen. Gibt es einen Betriebsrat, hat er deshalb nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen – über das Ob der Pflicht allerdings nicht, denn die ist gesetzlich. Verhandelt wird das Wie: Erfassungsart, Auswertungen, Zugriffsrechte. Mehr dazu im Ratgeber HR-Software und Betriebsrat.

Checkliste für die Einführung

• Alle Beschäftigtengruppen erfasst, auch Teilzeit, Minijob und Außendienst
• Beginn, Ende, Pausen und Überstunden werden erfasst
• Korrekturen sind nachvollziehbar und werden protokolliert
• Aufbewahrung geregelt (für die Nachweise nach § 16 ArbZG mindestens zwei Jahre)
• Betriebsrat beteiligt, Betriebsvereinbarung abgeschlossen
• Beschäftigte über Zweck und Datenverarbeitung informiert
• Export an die Lohnabrechnung getestet