Dokumentenmanagement-Software Vergleich 2026: 10 Tools im Check
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) legt Belege, Verträge und E-Mails geordnet und revisionssicher ab und macht sie in Sekunden auffindbar. Wir haben zehn Systeme verglichen – vom günstigen Archiv für kleine Büros bis zur ECM-Plattform für den Mittelstand. Viele Anbieter verkaufen über Partner und veröffentlichen keine Preise; das kennzeichnen wir.
ecoDMS ist das günstige Archiv für kleine Büros mit eigenem Server: Kauflizenz statt Abo, Daten im Haus. Wer keinen Server betreiben will, ist mit einem Cloud-DMS besser bedient.
Startpreis
ab 4,17 € pro Nutzer/Monat
Testversion
30 Tage kostenlos
Kostenlose Version
Nein
Mindestlaufzeit
Nicht angegeben
Serverstandort
Nicht angegeben
Support auf Deutsch
Ja
30 %
Ø Kategorie: 8,0
Funktionsumfang: 7,0
15 %
Ø Kategorie: 7,0
Bedienbarkeit: 7,0
15 %
Ø Kategorie: 6,4
Preis-Leistung: 9,0
20 %
Ø Kategorie: 7,3
Datenschutz & Sicherheit: 8,0
10 %
Ø Kategorie: 7,0
Support & Service: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,3
Integrationen: 6,0
Vorteile
Kauflizenz. Einmalig 125 € pro gleichzeitiger Verbindung statt Abo.
Daten im Haus. Läuft auf dem eigenen Server.
Nachteile
Eigener Betrieb. Server, Backups und Updates liegen bei dir.
Updates zeitlich begrenzt. Kostenlose Updates für 24 oder 48 Monate.
DMS aus Oldenburg in der Business Cloud – verschlüsselt in deutschen Rechenzentren
Beste Wahl für den Mittelstand · DMS 2026Datenschutz-Tipp · DMS 2026
7,4Gut
Amagno ist ein Cloud-DMS aus Deutschland mit verschlüsselter Speicherung und REST-API. Für Teams ab fünf Personen eine Alternative zu großen ECM-Systemen; Preise liefert der Kalkulator.
Startpreis
Preis auf Anfrage
Testversion
30 Tage kostenlos
Kostenlose Version
Nein
Mindestlaufzeit
Nicht angegeben
Serverstandort
Deutschland
Support auf Deutsch
Ja
30 %
Ø Kategorie: 8,0
Funktionsumfang: 7,5
15 %
Ø Kategorie: 7,0
Bedienbarkeit: 7,0
15 %
Ø Kategorie: 6,4
Preis-Leistung: 6,5
20 %
Ø Kategorie: 7,3
Datenschutz & Sicherheit: 8,5
10 %
Ø Kategorie: 7,0
Support & Service: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,3
Integrationen: 7,0
Vorteile
Hosting in Deutschland. Verschlüsselte Speicherung in deutschen Rechenzentren.
30 Tage Test. Kostenlos mit 2 Nutzern und KI-Funktionen.
Nachteile
Mindestens 5 Lizenzen. Direktkauf erst ab dem 5er-Paket.
Preise nur im Kalkulator. Keine Beträge auf der Preisseite.
DMS-Plattform aus dem Münsterland mit App-Store für Fachlösungen
7,4Gut
d.velop documents ist eine flexible DMS-Plattform mit vielen Fach-Apps, als Cloud oder lokal. Rechne Grundlizenz und Apps zusammen, bevor du vergleichst.
Startpreis
Preis auf Anfrage
Testversion
Nicht angegeben
Kostenlose Version
Nein
Mindestlaufzeit
Nicht angegeben
Serverstandort
Nicht angegeben
Support auf Deutsch
Ja
30 %
Ø Kategorie: 8,0
Funktionsumfang: 8,5
15 %
Ø Kategorie: 7,0
Bedienbarkeit: 7,0
15 %
Ø Kategorie: 6,4
Preis-Leistung: 6,0
20 %
Ø Kategorie: 7,3
Datenschutz & Sicherheit: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,0
Support & Service: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,3
Integrationen: 7,5
Vorteile
App-Store. Fachlösungen für Rechnungen, Personalakte und mehr.
Cloud oder lokal. Beide Betriebsmodelle verfügbar.
Nachteile
Grundpreise nicht öffentlich. Nur Zusatz-Apps haben Preise im Store.
Kosten addieren sich. Apps werden einzeln berechnet.
Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung, als Cloud oder lokal
7,4Gut
DocuWare ist ein etabliertes DMS für Mittelständler mit vielen Belegprozessen. Preise und Einführungsaufwand klärst du im Angebot, meist mit einem Partner.
Startpreis
Preis auf Anfrage
Testversion
Nicht angegeben
Kostenlose Version
Nein
Mindestlaufzeit
Nicht angegeben
Serverstandort
Nicht angegeben
Support auf Deutsch
Ja
30 %
Ø Kategorie: 8,0
Funktionsumfang: 8,5
15 %
Ø Kategorie: 7,0
Bedienbarkeit: 7,0
15 %
Ø Kategorie: 6,4
Preis-Leistung: 6,0
20 %
Ø Kategorie: 7,3
Datenschutz & Sicherheit: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,0
Support & Service: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,3
Integrationen: 7,5
Vorteile
Etabliert im Mittelstand. Großes Partnernetz in Deutschland.
Prozessfokus. Ausgerichtet auf Belegprozesse wie Rechnungen.
Nachteile
Keine Listenpreise. Kosten erst im Angebot.
Partnerabhängig. Einführung oft über einen Partner.
ECM-Plattform aus Stuttgart für Archiv, Akten und Workflows
7,4Gut
ELO ist eine umfassende ECM-Suite eines deutschen Herstellers, verkauft über Partner. Lohnt sich vor allem für Mittelständler mit vielen Akten und Prozessen.
Startpreis
Preis auf Anfrage
Testversion
Nicht angegeben
Kostenlose Version
Nein
Mindestlaufzeit
Nicht angegeben
Serverstandort
Nicht angegeben
Support auf Deutsch
Ja
30 %
Ø Kategorie: 8,0
Funktionsumfang: 8,5
15 %
Ø Kategorie: 7,0
Bedienbarkeit: 7,0
15 %
Ø Kategorie: 6,4
Preis-Leistung: 6,0
20 %
Ø Kategorie: 7,3
Datenschutz & Sicherheit: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,0
Support & Service: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,3
Integrationen: 7,5
Vorteile
Deutscher Hersteller. ECM-Software aus Stuttgart.
Skalierbar. Vom Mittelstand bis zum Konzern.
Nachteile
Keine Listenpreise. Kosten erst im Partnerangebot.
Einführungsprojekt. Meist mit Partner und Anpassungen.
ECM- und Workflow-System aus Deutschland, heute Teil der dataglobal Group
7,2Gut
windream ist ein ECM-System eines deutschen Herstellers, verkauft über Partner. Für eine fundierte Entscheidung brauchst du eine Demo und ein Partnerangebot.
Startpreis
Preis auf Anfrage
Testversion
Nicht angegeben
Kostenlose Version
Nein
Mindestlaufzeit
Nicht angegeben
Serverstandort
Nicht angegeben
Support auf Deutsch
Ja
30 %
Ø Kategorie: 8,0
Funktionsumfang: 8,0
15 %
Ø Kategorie: 7,0
Bedienbarkeit: 7,0
15 %
Ø Kategorie: 6,4
Preis-Leistung: 6,0
20 %
Ø Kategorie: 7,3
Datenschutz & Sicherheit: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,0
Support & Service: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,3
Integrationen: 7,5
Vorteile
Deutscher Hersteller. Entwicklung in Bochum.
Partnernetz. Betreuung über regionale Partner.
Nachteile
Keine Listenpreise. Kosten erst im Partnerangebot.
Wenig geprüft. Funktionen für diesen Vergleich nicht im Detail verifiziert.
Dateiablage, Intranet und Zusammenarbeit als Teil von Microsoft 365
6,9Befriedigend
SharePoint ist ideal für Zusammenarbeit an Dokumenten im Microsoft-Umfeld, ersetzt aber kein revisionssicheres Archiv. Für Rechnungen und GoBD-Pflichten ergänzt man meist ein DMS.
Startpreis
Preis auf Anfrage
Testversion
Nicht angegeben
Kostenlose Version
Nein
Mindestlaufzeit
Nicht angegeben
Serverstandort
Nicht angegeben
Support auf Deutsch
Ja
30 %
Ø Kategorie: 8,0
Funktionsumfang: 7,0
15 %
Ø Kategorie: 7,0
Bedienbarkeit: 7,0
15 %
Ø Kategorie: 6,4
Preis-Leistung: 6,0
20 %
Ø Kategorie: 7,3
Datenschutz & Sicherheit: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,0
Support & Service: 7,0
10 %
Ø Kategorie: 7,3
Integrationen: 7,5
Vorteile
Oft schon lizenziert. In vielen Microsoft-365-Paketen enthalten.
Office-Integration. Arbeitet direkt mit Word, Excel und Teams.
Nachteile
Kein Archiv ab Werk. Revisionssichere Ablage braucht Zusatzaufwand.
Struktur nötig. Ohne Governance wird die Ablage schnell unübersichtlich.
enthalten teilweise gegen Aufpreis nicht enthalten– vom Anbieter nicht angegeben
Was kostet Dokumentenmanagement-Software?
Wähle deine Teamgröße: Wir rechnen den günstigsten passenden Tarif jedes Anbieters, der Preise veröffentlicht.
Nutzer
Monatliche Kosten für 10 Nutzer im günstigsten passenden Tarif (netto, jährliche Zahlung).
Ohne veröffentlichten Preis (nur auf Anfrage): Amagno, d.velop documents, DocuWare, ELO ECM Suite, enaio, M-Files, EASY Archive, windream, Microsoft SharePoint.
Worauf es bei Dokumentenmanagement-Software wirklich ankommt
Ein DMS soll zwei Dinge leisten: Dokumente schnell wiederfinden und sie so aufbewahren, dass sie Betriebsprüfungen standhalten. Was die GoBD dazu verlangen, erklärt der Ratgeber Revisionssichere Archivierung; die Grundlagen stehen im Ratgeber GoBD.
1. Welcher DMS-Typ passt?
Typ
Typisch für
Beispiele im Vergleich
Günstiges Archiv mit Kauflizenz
Kleine Büros mit eigenem Server
ecoDMS
Cloud-DMS aus Deutschland
KMU ohne eigene Server
Amagno
ECM-Plattform mit Partnern
Mittelstand und Konzerne
DocuWare, ELO, d.velop, enaio, EASY, windream
Metadatenbasiertes DMS
Wissensintensive Unternehmen
M-Files
Zusammenarbeit im Microsoft-Umfeld
Teams mit Microsoft 365
SharePoint
2. Preise richtig vergleichen
DMS-Preise folgen sehr unterschiedlichen Modellen: Kauflizenzen pro gleichzeitiger Verbindung, Cloud-Abos pro Nutzer oder individuelle Angebote über Partner. Viele ECM-Anbieter veröffentlichen keine Listenpreise. Vergleiche deshalb die Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre: Lizenz, Wartung, Einführung, Scanner und Speicher.
Lizenzmodell verstanden: Nutzer, Verbindungen oder Paket
Wartung und Update-Zeitraum geklärt
Einführung und Partnerkosten eingeplant
Speicher und Erweiterungen kalkuliert
Export der Dokumente samt Metadaten möglich
3. Revisionssicherheit und Datenschutz
Revisionssicher heißt: Dokumente sind vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert. Software unterstützt das, ersetzt aber nicht die Verfahrensdokumentation. Bei Cloud-DMS prüfe Serverstandort und Auftragsverarbeitung; Amagno speichert laut Anbieter in deutschen Rechenzentren, ecoDMS läuft auf deinem eigenen Server.
4. Integrationen
Ein DMS entfaltet seinen Nutzen, wenn Belege automatisch aus E-Mail, Scanner und ERP hineinfließen und an die Buchhaltung weitergehen. Prüfe Anbindungen an Outlook, DATEV und dein ERP sowie eine offene API.
5. Einführung planen
Lege vor dem Start eine Ablagestruktur und Metadaten fest, beginne mit einem Prozess wie dem Rechnungseingang und digitalisiere Altbestände schrittweise. Benenne Verantwortliche für Rechte und Aufbewahrungsfristen.
7,4
