HR-Software und Betriebsrat: Mitbestimmung nach § 87 BetrVG

Warum der Betriebsrat mitbestimmt

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Die Rechtsprechung legt „bestimmt“ weit aus: Es genügt, dass die Software objektiv geeignet ist, Daten über Verhalten oder Leistung zu erheben und auszuwerten. Ob du das vorhast, spielt keine Rolle.

HR-Software erfüllt das praktisch immer: Sie protokolliert Anmeldungen, speichert Abwesenheiten und Arbeitszeiten und erlaubt Auswertungen. Das gilt auch für Zeiterfassung, Schichtplanung, Recruiting- und Performance-Module.

Weitere Mitbestimmungsrechte

Je nach Funktion können weitere Rechte berührt sein:

Die Betriebsvereinbarung

Üblich ist eine Betriebsvereinbarung zur jeweiligen Software oder eine Rahmenvereinbarung für IT-Systeme mit Anlagen je Tool. Sie kann zugleich die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten sein (Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG).

• Zweck der Software und ausdrücklich ausgeschlossene Zwecke, etwa Leistungskontrolle einzelner Personen
• Liste der verarbeiteten Daten und Module
• Rollen und Zugriffsrechte: Wer sieht was?
• Erlaubte Auswertungen und Berichte
• Speicher- und Löschfristen
• Protokollierung von Zugriffen und Einsicht für den Betriebsrat
• Verfahren bei neuen Modulen oder Updates mit neuen Funktionen
• Rechte der Beschäftigten: Auskunft, Korrektur, Beschwerde

Ein Ablauf, der funktioniert

1. 01

   Früh informieren

   Den Betriebsrat schon bei der Anbieterauswahl einbinden, nicht erst mit dem fertigen Vertrag.

2. 02

   Testzugang teilen

   Den Betriebsrat das System selbst ansehen lassen – das klärt viele Fragen schneller als Folien.

3. 03

   Vereinbarung verhandeln

   Zweck, Daten, Rechte, Auswertungen und Löschung schriftlich regeln.

4. 04

   Stufenweise einführen

   Zuerst die Kernfunktionen, weitere Module mit Ergänzung der Vereinbarung.

Viele Anbieter stellen Musterunterlagen für Betriebsräte bereit, etwa Funktionsbeschreibungen und Berechtigungskonzepte. Frag danach – es spart Wochen. Der Betriebsrat kann zur Beurteilung einen Sachverständigen hinzuziehen, wenn das erforderlich ist (§ 80 Abs. 3 BetrVG).

Zeiterfassung: Pflicht ja, Ausgestaltung verhandelbar

Bei der Arbeitszeiterfassung geht es nicht mehr um das Ob. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen müssen – ein Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung gibt es deshalb nicht. Wie erfasst wird, bleibt mitbestimmungspflichtig. Details im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.

Welche Software es leichter macht

Achte bei der Auswahl auf fein einstellbare Rollen und Rechte, abschaltbare Auswertungen, Löschregeln und ein Zugriffsprotokoll. Unsere HR-Software-Bestenliste zeigt Datenschutzangaben und Serverstandorte der Anbieter.