Warum der Listenpreis täuscht
Business-Software wird meist pro Nutzer und Monat bepreist. Der Preis auf der Website ist oft der günstigste Tarif bei jährlicher Zahlung – ohne Zusatzmodule, ohne Einrichtung und manchmal mit einer Mindestabnahme, die für kleine Teams nicht passt. Wer Angebote nur nach diesem Preis vergleicht, vergleicht Äpfel mit Birnen.
Besser ist eine Gesamtkostenrechnung (Total Cost of Ownership) über die geplante Nutzungsdauer. Für Cloud-Software sind drei Jahre ein guter Zeitraum: lang genug für einmalige Kosten, kurz genug für realistische Annahmen.
Die fünf Kostenblöcke
| Kostenblock | Typische Posten | Woran du denken solltest |
|---|---|---|
| Lizenz | Preis pro Nutzer oder Mitarbeitendem und Monat | Mindestabnahme, Preisstufen, Unterschied monatlich/jährlich |
| Zusatzmodule | Recruiting, Zeiterfassung, Schnittstellen, Speicher | Was steht nur im höheren Tarif? |
| Einmalige Kosten | Einrichtung, Datenübernahme, Schulung | Pauschal oder nach Aufwand? |
| Interne Arbeitszeit | Projektleitung, Datenbereinigung, Tests, Schulung | Wird fast immer unterschätzt |
| Laufender Betrieb | Administration, Support-Pakete, Preiserhöhungen | Wie regelt der Vertrag Preisanpassungen? |
Beispielrechnung
Ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitenden vergleicht zwei Angebote für drei Jahre. Die Zahlen sind ein vereinfachtes Beispiel, keine Preise bestimmter Anbieter.
| Posten | Angebot A | Angebot B |
|---|---|---|
| Listenpreis pro Person und Monat | 6,00 € | 8,50 € |
| Mindestabnahme | 50 Personen | keine |
| Abgerechnete Personen | 50 | 30 |
| Lizenz über 36 Monate | 10.800,00 € | 9.180,00 € |
| Einrichtung | 1.500,00 € | 0,00 € |
| Zusatzmodul Zeiterfassung (36 Monate) | 3.240,00 € | inklusive |
| Gesamt über drei Jahre | 15.540,00 € | 9.180,00 € |
Das Angebot mit dem niedrigeren Listenpreis ist in diesem Fall um gut 6.000 € teurer. Für veröffentlichte Preise rechnet unser Kostenrechner das für deine Teamgröße automatisch.
Interne Kosten nicht vergessen
Die größte Position in vielen Projekten ist die eigene Arbeitszeit: Anforderungen klären, Daten bereinigen, testen, schulen. Schätze sie in Personentagen und rechne mit einem internen Stundensatz. Bei einer kleinen Einführung kommen schnell fünf bis zehn Personentage zusammen, bei ERP-Projekten ein Vielfaches.
Preiserhöhungen einplanen
SaaS-Anbieter passen Preise regelmäßig an. Ob und wie stark sie das dürfen, steht in den AGB oder im Vertrag. Klauseln müssen auch unter Unternehmern angemessen sein (§ 307 BGB). Rechne vorsichtshalber mit einer jährlichen Steigerung und prüfe die Klauseln vor der Unterschrift. Worauf du achten solltest, steht im Ratgeber SaaS-Verträge. Erfasste Preisänderungen findest du in unserem Preisindex.
Checkliste für deine Kalkulation
- Echte Nutzerzahl heute und in drei Jahren
- Mindestabnahme und Preisstufen geprüft
- Pflichtfunktionen einem Tarif zugeordnet
- Zusatzmodule und Schnittstellen eingerechnet
- Einmalige Kosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung
- Interne Arbeitszeit in Personentagen geschätzt
- Preis bei monatlicher und jährlicher Zahlung verglichen
- Preisanpassungsklausel gelesen
- Kosten für den späteren Wechsel (Datenexport) bedacht
Alle Preise auf Dettingenstack sind Nettopreise zuzüglich 19 % Umsatzsteuer, mit Prüfdatum und Quelle.
Quellen
- [1]Gesetze im Internet: § 307 BGB – Inhaltskontrolle. Abgerufen am 02.11.2026.
